Madwoman Trista

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核心工作能力之——培养你的计划能力

Plan is nothing,plan is everything。

这句话深刻表明了计划的本质,没有计划也就没有结果。

很多人在拿到一个任务之后直接开始做,而没有去思考怎么去做?

策划就是完成任务的各种手段,计划是通过这个手段要想达到结果的具体步骤。

先想清楚任务目标需要达成的结果,再通过结果反推各种手段。


一、计划的模型(PDCA)

PDCA是管理学中的一个通用模型,原先用于执行质量改造,早由休哈特于1930年构想,后来被美国质量管理专家戴明博士在1950年再度挖掘出来,并加以广泛宣传和运用于持续改善产品质量的过程。

  • P(Plan)  —— 计划,确定方针、目标和活动计划

  • D(Do)   —— 执行,实现计划中的内容

  • C(Check)—— 检查,总结执行计划的结果,找出问题

  • A(Action)—— 行动,对总结检查的结果进行处理 



这一方法在计划也可运用于计划模型,通过计划、执行、检查(调整)、行动的循环,不断完善计划,将计划动态进行调整。


二、具备计划能力表现的具体行为:

1、目标明确:能够准确找出完成任务的难点、所需时间。

2、任务分解:能够把任务分解成几个阶段,目标,KPI。

3、资源配置:能够对资源分配有一个掌控机制。知道资源的分配方式、使用状况。

4、监控评估:能够预见风险、制定具有弹性的工作计划。

5、5W1H:能够评估成果,找出计划执行的成果标准。


三、制定计划的具体步骤

1.确定目标:根据自己的价值观和心中真正想要的,根据这些去制定目标,并将所有目标都列在纸上。只有这样,才能更加高效的落实,否则将会力不从心。

假如我想要成为一个优秀的产品经理,那么我会根据这个想法,去制定相应的目标,培养产品分析能力,原型设计能力等等目标。

2.制定计划:计划前往目标的任务规划;并且给任务一个衡量的标准。           

因为我的目标是成为产品经理,所以我就需要每天多看看产品报告,体验不同软件,自己写产品报告等等,而这是对目标的任务规划;

那么什么是一个衡量标准,即每天看3篇产品报告才够,软件体验之后能够对其进行功能分析,这样才算是一个衡量标准。

3.列出所有代办事情:其中不仅包括要完成任务所要的事情,还有一些生活上、工作上等等繁杂的事情。列出所有事件之后,就可以将原先在脑中的所有任务具体化。

举个例子,我需要看产品报告,体验软件,还需要去超市买卫生纸,去图书馆借书,看书等等所要花费超过半个小时以上的事情。

4.安排优先级:将所有的代办事情进行优先级排序。

根据四象限方法,将事情划分为重要紧急事情,重要不紧急事情,不重要紧急事件,不重要不紧急事件。

此时需要将代办事情据重要程度分别依次放入“容器”,以月、周、日为单位制定计划表。

5、执行

每天晚上结束任务之后,除了需要进行check分析之外。还需要对分析结果进行总结与反思,最终运用到未来的生活当中去。就这样,每一天都改变一点点,这样就会有非常大的进步。

6、分析

将记录了的时间进行分析,这会帮助找出自己在之前阶段的问题。并且,以日、周、月这样的周期进行分析。这有利于调整自己的工作状态和习惯,提高做事的效率。并且,也能够渐渐感受到抽象的时间。


计划表样例:

日程表(用于制定每日计划),使用方法看表



回顾记录表

(用于记录时间的使用,提高效率)




四、制定计划的工具

1、甘特图

甘特图在甘特图中,横轴方向表示时间,纵轴方向表示任务

图表内以线条、数字、文字代号等来表示计划(实际)所需时间,计划(实际)产量,计划(实际)开工或完工时间等。


2、WBS

创建WBS是把最终可交付成果和任务分解成较小的,更易于管理的组成部分的过程。

把最终可交付成果或主要目标,拆分成一个个可执行的任务,最后拆分成无法再精简的任务。

在WBS的基础上,要考虑资源分配(人员、资金、材料、设备)

可用Xmind、PPT、或Excel



3、5W2H

在制定计划时,优先考虑最终目标,然后根据下序思路分解计划。

WHAT :我们要做什么?  

WHY :我们为什么要做?做了有什么好处?  

WHEN:什么时候做?做多久?是否有截止期? 

WHO :决策者、负责者、参与者、利益相关者 

WHERE:我们在哪里(现在状况)、我们要到哪里去(目标) 

How:怎么做 / How Much:需要多少费用成本 

How to measure the sucess:怎么衡量成果(KPI)

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